Почему компании отдают архивы на аутсорс
Компании обязаны годами хранить документы по правилам, которые зависят от типа документа, и в итоге бумагой заставлены комнаты, которые могли бы работать на бизнес. При этом конкретный документ для проверки или спора нужно найти за считаные дни. В теории отдать архив на аутсорс — очевидное решение, но цены почти никто не называет: компании описывают услуги архивирования, не указывая ни стоимость хранения за единицу объёма, ни то, как устроена выдача документов.
Что мы делаем для архивного сервиса
Во-первых, услуги, разделённые на хранение, оцифровку и уничтожение: компании приходят за чем-то одним из трёх. Во-вторых, соблюдение сроков хранения по типам документов — это юридическая обязанность, которая и заставляет покупать услугу. В-третьих, цены за объём с условиями выдачи: сравнить аутсорс с содержанием отдельной комнаты — простая арифметика, но клиент может её сделать только с цифрами. В-четвёртых, личный кабинет для поиска и заказа документов плюс безопасность и разграничение доступа — именно это делает внешний архив лучше комнаты, которую он заменил.